中國機械社區 會議籌辦方案 (草案)

湖廣周工

中國機械社區     會議籌辦方案   (草案)

會議名稱：  例:  2011年中國機械社區 年會
會議目的：  例: 塑造社區形象、鞏固客戶關系、增強凝聚力等
會議主題：  例: 擴展友誼合作，增強服務功能
會議籌備：  
1. 組建     會議籌備工作組     落實時間：2月前
               組長：老鷹      組員：超級版主、嘉賓、顧問、管理員
                    
分工：
A：采取各種有效方式，調查社友及客戶的需求：    讓社友和客戶暢所欲言，列出所有的需求，透過現有需求，分析是否還有潛在的需求，然后利用圖表形式將用戶的需求表現出來，不要遺漏。盡可能把客戶的需求挖掘出來； 負責人：    落實時間：3月前

B：發布各種激勵措施，征集承辦和協辦單位；   負責人：                     落實時間：9月前

C；通過各種有效途徑，；邀請業界名人，嘉賓、參會人員；   負責人：          落實時間：10月前

2.  宣傳方式：
A、會前宣傳
、在專業雜志（會展和機械）上面刊登宣傳廣告。
戶外廣告路牌（市內宣傳）
網絡宣傳推廣，在機械網做大量宣傳
為此次會議建立專門的網頁，由專人維護。
會前新聞發布會，邀請國內外媒體參加。
B、會中宣傳
會議期間安排媒體跟蹤報道。
2、給媒體發新聞稿。
3、頒獎大典安排直播。
C、會后宣傳
給各個媒體發新聞稿，包括紙質媒體、電視媒體、網絡媒體。


總 顧 問：   
總 指 揮：         負責總體工作協調、人員調配。
會議顧問：         負責為活動獻計獻策等。
會議執行：         負責調度協調及活動執行。
節目統籌：         負責節目統籌安排。
后勤保障：         負責后勤支持及物資采購。
接 待 組：         負責接待嘉賓，引導嘉賓就坐及上臺頒、領獎。
場 務 組：         負責燈光、音響的擺設、調控，現場DJ、拍照、攝影等。會前半小時檢查音響、燈光等設備。
物 資 組：         負責飲料、酒水等物資的分發及回收；禮品、獎品等物品的準備、會議資料管理等。
安 保 組：         負責現場秩序的維護，保障現場嘉賓的安全。
現場管理：         負責現場的布置、舞臺的搭建及裝飾，安排嘉賓席及媒體席。

會場布置：    會場內：    1、背景噴畫：    內容：    文字內容：    2、懸掛烘托氣氛的紅燈籠；四周墻壁掛烘托節日氣氛的裝飾。    3、兩側放置易拉寶各2個，內容：宣傳社區文化；    文字內容：   
會場外：    1、充氣拱門放置賓館大門外主要通道；    2、賓館入口處掛紅布幅；    3、賓館內放置指示牌；    文字內容：  
具體工作安排：
●物品準備：       會務物品準備（17 號完成）
●物品制作：        （自動播放公司介紹、投影T、講師的T、代金券____張）（17 號完成）
物品制作審核：
●資料準備：      （公司介紹  1、調查問卷2、活動流程、空白紙張3，公司象征性刊物放在邊上取閱）100 套，   
                筆另外發放（公司人員協助裝袋）（17 號完成）
●物品搬運：           （2 人）（當天十點前完成）
●會場布置：           （2 人）（當天十一點前完成）
●當天午餐：
●門口接待：      一男一女（職責：簽到、發資料袋、礦泉水）
●引導：            （職責：引導入位）
●客戶接待：        （職責：溝通）
●音響控制：       （一人；職責：音響播放、音量控制）
●電腦投影：      （一人）
●拍照：          （兩人）
●攝像：          （ 職責：外請或公司內部安排）
●發獎：   （職責：禮品奉上）
●主持人：
●主講：     （要求試講）
物品準備： 背景板（1）、易拉寶（8）、投影儀（1）、幕布（1）、電腦（3）、激光筆（1）、
              小蜜蜂話筒及接收器（2）、接待臺及臺布、桌牌（接待臺、請賜名片）
              飲料（紅茶 2、礦泉水 100、檸檬一個、方糖、速溶咖啡、攪拌棒、2 個玻璃涼水壺）、
              紙杯（120）、 點心包（甜、咸，包裝精美）、水果（提子2、香蕉4）盤子（4~5 個）、
              抽紙巾（2）、資料（100 套）、抽獎箱（1）、 音樂 CD（若干）、精美簽到簿（1）、
              紅色文件夾、簽到表（１）、金色簽字筆（3）、水筆（50）、禮金券（____張）、
    優盤（自動播放公司介紹、投影T、講師的T）、音響（1）麥克風（有線、無線、各2）、無線鼠標（1）。


會議時間：  (2011年11月 18 日 到 20 日)   
會議地點：  根據會議設計主題選擇相應的地點   (蘇州    酒店)

組織形式：  主辦： 中國機械社區
                    承辦：     機械有限公司。。。
                    協辦：          有限公司。。。。。。
蘇州機械類企業：.....


  七、 擬邀媒體：  由社友推薦 。。。
  八、 參加人員：社友、客戶群，邀請業界領導，嘉賓、工作人員，等
  九、 特邀嘉賓： （中國機械協會顧問 浙江大學培訓部  東南大學 合肥工業大學 湖南大學機械學院
                   中國機械研究院（華東院）   21 世紀經濟報道高級記者 ）。。。。。。
  十、 加盟對象：企業總經理、中高層管理人員（企劃、投資、管理、市場營銷、規劃、信息、公關經理）、大專院校研究生、機械工程師以及所有對機械事業有興趣的人士均可參加。  
  十一、人員邀請，人數統計，禮儀人員，后勤人員，簽到人員，物料管理人員的組織。
  十二、會議議程：    形式：領導致辭、節目、活動、參觀、聚餐；   
備注：    1.主持人開場白，介紹到會領導和嘉賓，邀請領導致辭；   
              2.分公司領導致辭；   
              3.嘉賓致辭；   
             4.表彰優秀員工、現場活動；
             5.參觀旅游。。。
            
        序號       時 間                    內 容                            負責人 備注
     1        17：30 叫早     酒店 通知酒店前臺電話叫早
     2        8：00—8：30    早餐 酒店餐廳
     3        8:30—12:00
     4        12:00—13:00              午餐
     5        13:00—15:00
     6        15:00—17:30
        
        
  十三、沙龍主題活動：
交友游戲（以游戲形式交換名片、結交朋友放松心情）
2、體驗活動（簡易方式自我介紹）
3、創業講堂（交流創業理念、傳播創新思維）
4、互動游戲（以游戲互動的方式，挖掘真諦）
5、社友交流（邀請代表性社友發言，分享心得）
6、填寫改良卷（提出建設性意見，已備改良）
7、自由茶話時間（討論收獲和感想）
8、互動抽獎（抽取幸運獎，獲贈精美禮品）

  十四、會議主線:  結合增強社區 凝聚力，提升社區 競爭力，打造一臺視聽空前盛會!