小心30個細節 一分鐘毀滅你的公司

莫欺少年窮a

小心30個細節 一分鐘毀滅你的公司

這是一個以1%、2%決勝負的商業時代，一個信息就可以左右企業的成敗。這個信息在自己手里是王牌，在對手手里是炸彈。如此重要的信息，可能在老板的大腦里、公司電腦里、一個打印稿的背面，甚至在一個垃圾筐里。隨時都有泄漏的可能，泄漏的結果輕則使公司蒙受損失，重則毀滅公司。你要怎么防備？

    讓信息安全“不就是安裝殺毒軟件，在電腦上設設密碼嗎？”當你這樣想，你就和全世界95%的人一樣，都錯估、低估了信息對公司的致命影響；好在全世界還有5%的人，恐懼、震懾、急著應變于信息對商業世界爆炸性的影響力，他們是誰———諾基亞、微軟，還有可口可樂……

　　當你讀這篇文章的時候，全世界又有2個企業因為信息安全問題倒閉，有11個企業因為信息安全問題造成大概800多萬的直接經濟損失。本文通過對100個經理人的調查總結30個致命細節，讓您快速成為信息安全專家。

　　1、打印機———10秒延遲帶來信息漏洞。即使是激光打印機，也有10秒以上的延遲，如果你不在第9秒守在打印機的旁邊，第一個看到文件的人可能就不是你了。大部分的現代化公司都使用公用的打印機，并且將打印機、復印機等器材放在一個相對獨立的空間里。于是，部門之間的機密文件就可以從設備室開始，在其他部門傳播，當部門之間沒有秘密，公司也就沒有秘密了。

　　2、打印紙背面———好習慣換取的大損失。節約用紙是很多公司的好習慣，員工往往會以使用背面打印紙為榮。其實，將擁有這種習慣公司的“廢紙”收集在一起，你會發現打印、復印造成的廢紙所包含公司機密竟然如此全面，連執行副總都會覺得汗顏，因為廢紙記載了公司里比他的工作日記都全面的內容。

　　3、電腦易手———新員工真正的入職導師。我們相信，所有的職業經理人都有過這樣的經歷：如果自己新到一家公司工作，在自己前任的電腦里漫游是了解新公司最好的渠道。在一種近似“窺探”的狀態下，公司里曾經發生過的事情“盡收眼底”，從公司以往的客戶記錄、獎懲制度，甚至你還有幸閱讀前任的辭呈。如果是其他部門的電腦，自然也是另有一番樂趣。

　　4、共享———做好文件。局域網中的共享是獲得公司內部機密最后的通道。有的公司為了杜絕內部網絡泄密，規定所有人在共享以后一定要馬上取消。實際上越是這樣，企業通過共享泄露機密的風險越大。因為當人們這樣做的時候，會無所顧忌地利用共享方式傳播信息，人們習慣的方式是在開放式辦公間的這邊對著另一邊的同事喊：“我放在共享里了，你來拿吧———”沒錯，會有人去拿的，卻往往不只是你期望的人。

　　5、指數對比———聰明反被聰明誤。在傳統的生產型企業之間，經常要推測競爭對手的銷售數量、生產數量。于是，人們為了隱藏自己的實際數量，而引入了統計學里的指數，通過對實際數量的加權，保護自己的機密信息。唯一讓人遺憾的是，通常采取的簡單基期加權，如果被對方了解到幾年內任何一個月的真實數量，所有的真實數量就一覽無余地出現在競爭對手的辦公桌上了。

　　6、培訓———信息保衛戰從此被動。新員工進入公司，大部分的企業會對新員工坦誠相見。從培訓的第一天開始，新員工以“更快融入團隊”的名義，接觸公司除財務以外所有的作業部門，從公司戰略到正在采取的戰術方法，從公司的核心客戶到關鍵技術。但事實上，總有超過1/5的員工會在入職三個月以后離開公司。同時，他們中的大部分沒有離開現在從事的行業，或許正在向你的競爭對手眉飛色舞地描述你公司的一草一木。

　　7、傳真機———你總是在半小時后才拿到發給你的傳真。總有傳真是“沒有人領取”的，每周一定有人收不到重要的傳真；人們總是“驚奇地”發現，自己傳真紙的最后一頁是別人的開頭，而你的開頭卻怎么也找不到了。

　　8、公用設備———不等于公用信息。在小型公司或者一個獨立的部門里，人們經常公用U盤、軟盤或手提電腦。如果有機會把U盤借給公司的新會計用，也就有可能在對方歸還的時候輕易獲得本月的公司損益表。

　　9、攝像頭———揮手之間斷送的競標機會。總部在上海的一家國內大型廣告公司，在2004年3月出現的那一次信息泄露，導致競標前一天，廣告創意被競爭對手竊取，原因竟然是主創人員的OICQ上安裝了視頻，揮手之間，斷送的或許并不僅僅是一次合作的機會。

　　10、產品痕跡——靠“痕跡”了解你的未來。在市場調查領域，分析產品痕跡來推斷競爭對手營銷效果和營銷策略是通用的方法。產品的運輸、倉儲、廢棄的包裝，都可以在競爭對手購買的調研報告中出現，因為“痕跡分析”已經是商業情報收集的常規手段。

　　11、壓縮軟件——對信息安全威脅最大的軟件。ZIP、RAR是威脅企業信息安全最大的軟件。3寸軟盤的存儲空間是1.4M，壓縮軟件可以讓大型的WORD文件輕松存入一張軟盤，把各種資料輕松帶出公司。

　　12、光盤刻錄——資料在備份過程中流失。如果想要拿走公司的資料，最好的辦法是申請光盤備份，把文件做成特定的格式，交給網絡管理員備份，然后聲稱不能正常打開，要求重新備份，大多情況下，留在光驅里的“廢盤”就可以在下班后大大方方帶出公司。

　　13、郵箱——信息竊取的中轉站。利用電子郵件轉移竊取的公司資料占所有信息竊取的八成以上。很多企業不裝軟驅、光驅、USB接口，卻沒有辦法避免員工通過電子郵件竊取信息，相比之下，以上方法顯得有些幼稚、可笑。

　　14、隱藏分區——長期竊取公司資料必備手法。長期在公司內搜集資料，用來出售或保留，總是件危險的事情。自己的電腦總是不免被別人使用，發現電腦里有不該有的東西怎么行。于是隱藏在硬盤分區就成了最佳選擇，本來有C、D、E三個虛擬分區，可以把E隱藏起來，只有自己可以訪問。當然，如果遇到行家，合計一下所有磁盤的總空間，可就露餡了。

　　15、私人電腦——大量竊取資料常用手段。壓縮軟件的作用畢竟是有限的，如果把自己的筆記本電腦拿到單位來，連上局域網，只要半小時，就是有1個G的文件也可以輕松帶走。

　　16、會議記錄——被忽視的公司機密。秘書往往把會議記錄看得很平常，他們不知道一次高層的會議記錄對于競爭對手意味著什么，公司里經常可以看見有人把會議記錄當成廢紙丟來丟去，任由公司最新的戰略信息在企業的任何角落出現。

　　17、未被采納的策劃案——放棄也是一種選擇。策劃人員知道被采納的策劃是公司機密，卻往往不知道被放棄的策劃也是公司機密。有時還會對客戶或媒體談起，而競爭對手可以輕松判斷：你沒有做這些，就一定選擇做了那些！

　　18、客戶——你的機密只是盟友的談資。經常可以在網絡上看到著名咨詢公司的客戶提案，這些精心制作的PPT，凝聚了咨詢公司團隊的汗水和無數個不眠之夜，在一些信用較差的客戶手里可能只是一些隨意傳播的談資。

　　19、招聘活動——你的公司竟然在招聘總監？在招聘過程中，成熟的企業不會把用人的單位登在一張廣告里，因為那無異于告訴你的競爭對手：剛剛發生過人事震蕩，人力匱乏。

　　20、招標前兩分鐘——最后的底價總是在最后“出爐”。如果投標的底價內部公開越早，出現泄露的風險越大，在招標開始前兩分鐘，面對關掉手機的參會者，可以公布底價了！

　　21、解聘后半小時——不要給他最后的機會。如果被解雇的員工是今天才得到這個消息，那么，不要讓他再回到他的電腦旁。半個小時的時間，剛好可以讓他收拾自己的用品，和老同事做簡短的告別，天下沒有不散的筵席，半小時足夠了，為了離職員工的清白，更為了信息安全。

　　22、入職后一星期——新人在第一個星期里收集的資料是平時的5倍。只有在這一個星期里，他是隨時準備離開的，他時刻處在瘋狂的拷貝和傳送狀態，提防你的新員工，無論你多么欣賞他。

　　23、合作后半個月———競爭對手竊取情報的慣用手法是：假冒客戶。在初次合作的半個月里，你對信息安全的謹慎只能表明企業做事的嚴謹，可以贏得大部分客戶的諒解和尊敬。除非，他是你的競爭對手。

　　24、離職后30天——危險來自公司以外。一般情況下，一個為企業服務半年以上的員工，離職后30日之內會和公司現有員工保持頻繁的聯系，并且對公司的資料和狀況表現出極度的熱情。如果是被限時離開，那么，在離職30天內通過老同事竊取公司信息的可能性就更大。

　　25、明確對外提案原則——能不留東西的就不給打印稿，能不給電子檔的就盡量給打印稿，能用電子書就不用通用格式。

　　26、保密協議———無論作用大小，和員工簽定清晰的保密協議還是必要的。無規矩不成方圓，明確什么是對的，人們才可以杜絕錯的。保密協議的內容越詳細越好，如果對方心胸坦白，自然會欣然同意。

　　27、責任分解———明確每個人對相關信息的安全責任。所有的機密文件如果出現泄露，可以根據規定找到責任人，追究是次要的，相互監督和防范才是責任分解的最終目的。

　　28、設立信息級別———對公司的機密文件進行級別劃分。比如合同、客戶交往、股東情況列為一級，確定機密傳播的范圍，讓所有人了解信息的傳播界限，避免因為對信息的不了解而導致的信息安全事故。

　　29、異地保存———別把雞蛋放在同一個籃子里。所有備份資料盡量做到異地保存，避免因為重大事故（如火災、地震、戰爭等）對企業信息帶來致命的打擊。

　　30、認為自己的企業在信息安全上無懈可擊。

　　也許你會認為，“9·11”這種事情離自己太過遙遠，發生的幾率為0.1%。可是在“9·11”之前，誰又能想到世界標志性建筑世貿大廈竟然在瞬間被毀滅。“9·11”使美國許多企業遭受重創，同樣，紐約大停電也給美國經濟造成300億美元的損失。

　　·從《商業周刊》看保護信息安全

　　美國時間2003年8月14日下午四點，北美大部分地區突然停電。誰也沒有料到這一停就是20多個小時，而8月15日恰好是麥格勞希爾公司旗下《商業周刊》的出版日———麥格勞希爾公司全球首席信息官MostafaMehrabani講述了他們紐約大停電時的親身經歷。

　　“當時情況非常緊急，許多人不斷詢問公司的業務情況，而且第二天《商業周刊》能否正常出版更是得到人們的普遍關注。而實際上，在停電瞬間，我們已經把出版業務全部轉移到新澤西州，因為在那我們有一套備用設備。”

　　“我們的電力系統很穩定，備用發電機可以在沒有電的情況下持續工作好幾天，所以我們的出版工作沒有受到任何影響。第二天，《商業周刊》如期出版。”麥格勞希爾公司作為信息服務提供商，保護信息安全成為頭等重要之事。

　　對于中小企業來說，出于成本考慮建立一個數據備份中心并不是最恰當的解決方案，但在離自己電腦一段距離的地方做一個數據備份，花費的成本幾乎為零，而許多企業尚沒有這種意識，直到一場意外的雷擊摧毀了公司CEO的電腦為止。

　　·那些即將離職的員工是極度危險的

　　因為不論出于什么原因，他們都希望能夠為自己以后的工作獲取必要的資源。“實際上，離職員工通過各種手段從原公司拿走一些資料已經成為一種習慣，當然這些資料只是方便以后工作，而不是直接用來出售。”一位離職員工很坦然地說。“我們的雇員可以在下班之后申請加班兩小時，兩小時后他們會去刷門卡，讓電腦系統顯示此人已經離開。但是實際上，員工卻可以通過通向衛生間的那道不鎖的門出入公司，而不留下在公司超時逗留的證據。于是，他們會以最快的速度從同事的電腦上找到自己所需要的資料，就可以大大方方的帶走了。”這位離職員工毫不避諱地講到。

　　有些員工為了在應聘時博得新雇主的喜愛，總是很積極地回答雇主的每一個問題，而其中有許多問題都是新雇主為了獲取競爭對手的資料故意設置的。

　　·微軟公司查看資料會被嚴格記錄

　　微軟、西門子等公司則是從硬件設備上防止員工拷貝公司資料，因為根據級別區分，他們大部分的員工電腦是不能安裝軟驅和移動硬盤接口的。這在跨國公司內是非常普遍的做法。另外，IBM公司規定每個員工只有三次查閱同一文檔的機會，并且這三次查看的時間、地點、原因都會被嚴格記錄下來。

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