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【給別人的回復】斟酌溝通方式

熱度 11已有 2476 次閱讀2013-3-26 21:48 |個人分類:給別人回復的帖子| 設計, 修正, 溝通

標題: 搞設計的，當別人提出修正意見時，你為何找理由拒絕？ [打印本頁]

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作者: huanglinnan 時間: 昨天 22:08
標題: 搞設計的，當別人提出修正意見時，你為何找理由拒絕？
現在給別人看校核圖紙，有時候你發現設計者有地方可以節約成本，有些地方需要更改。但是設計者總是喜歡找這個那個理由來說這個那個的（意思是找理由來不想改 ) ，有時候干脆找個說以前就是這么做的。

請問你們各位設計者遇到這樣的情況是怎么辦的?

作者: huanglinnan 時間: 昨天 22:10
你認為這樣的設計者是否合格

作者: 764532975 時間: 昨天 22:15
這樣的人絕不是好的設計師

作者: huanglinnan 時間: 昨天 22:25
現在我主要是想看看你們是怎么做的

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作者: 子子61961 時間: 昨天 22:28
本帖最后由子子61961 于 2013-3-26 22:43 編輯

謝謝樓主為大家提出了這個問題，這種問題可以說是在每個職場都是時常發生的問題。
就此想到的是：有時候，溝通，是一個永恒的主題，生存與一個神秘的環境中并且難以駕馭。

讓我們來順著人類的思想來探索一下，提出一個指正，同時內心里的目的是，希望對方能夠改正。
這個過程，是通過語言來實現的。然后對方會采取對方的行動。
具體解析這個過程，用動詞來表述就是，考慮出自己的建議，然后用語言表達出來，然后期待對方接受。
那么讓我們來看看，如果結果不盡人意，那么問題有可能出在哪里，或者說哪里是可以改善的地方。

考慮出，表達，期待。唯一一個可以被改善的，貌似就只有“表達”這個環節。
提出一個指正，中心思想是“這個地方不好，應該那樣”。
但是，這只是中心思想而已，是一個被歸納后的中心。而具體的語言的表述，則會有“若干種變化”來表述之。
事實上，如果把這句話直接表述出來，對方接受的概率，貌似不算太高。
“因為你是正確的，所以你直直地說出的看法”，這個因果關系，其實在現實中有時候是行不通的，
這時候就需要一些委婉，需要一些柔軟。
那么，讓我們來考慮一下還有哪些其他的說法，
在英語及日語里，都會有“如果那樣那樣做的話，或許會更好一些”的說法。
拋卻語言的問題，我們也可以考慮其中有沒有可以借鑒的地方。
關于此事，一個感覺其實就是: 指正，需要一種柔軟的方式來表達，既能夠把目的傳遞出去，又不傷及面子。
這樣的話被接受的概率會大很多。
然后，讓我們來分析一下被指正者的心態，有時候往往是：因為被否定后很沒面子，所以要找一些借口來否定之。
所以，用一種不傷面子的方式來委婉指出，貌似是一種事半功倍的行為。

從指正方來看，是上面的問題。但是話題還沒有結束，另一方面，從被指正方來看，也是需要一定努力的。
在我們周圍的職場中，有時候，感覺會充斥著一種“愿意去否定”的空氣或者氣氛或者氛圍。
指正者所做的，其實也是一種否定。被指正者，其實也是愿意去否定的。
我們人類，在每說一句話之前，都會有一個心態，
這個心態有可能是“準備去聽之接受之”，也有可能是“準備去抵御去否定之”。
這個心態決定了下一步的做法。同時這個心態，也是由指正者的表達所決定的。

然后，我們用矩陣來總結一下。
指正者有兩種方式：A委婉柔軟地指出，或者，B義正言辭不留情面地指出。
被指正者有兩種心態：S準備聽之接受之，或者，T準備去抵御去否定之。
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      主動方 A    主動方  B

從動 S          40%             5%

從動  T          60%          95%
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從圖中可以看出，
1. 主動方采取B的方法，那么基本就限制了從動方的心態，這時候即使從動方想有S的心態，那也是很不自然的。
2. 主動方采取B的做法，幾乎可以預見的是，從動方將會是T的心態。
3. 主動方只有采取A的做法，才會“有可能”獲得S的心態。
4. 只有主動方采取A的做法，并且從動方有一些S的心態，這事兒才能辦成。
所以，在指正的時候，需要的兩方面的努力，一個是指正方的委婉柔軟表述，一個是被指正方有一定的“有接受意愿”的心態。

同時，這也不是一個一次性的話題，
一種常見的做法是：
一次提出指正的時候，被指正者聽到話語之后，預見到會丟面子，所以會去找各種借口反駁，至少嘴上不輸。
下一次指正提出的時候，被指正者會根據上次的經驗去繼續預見到后果，繼續反駁的心態。
而解決得好一點點的做法是：
一次指正提出被委婉地提出之后，被指正者會嘗試著接受，然后指正者看到了其已經接受了就不再死纏爛打。
下一次指正提出的時候，被指正者會根據上次的經驗，來有一個“接受的心態”，這樣溝通得以成立，事情就好辦多了。

（謝謝老鷹斑竹給加分，那么就再舉具體的表達的例子）
Y：K工，關于你的圖紙，有這樣一個地方想商量一下。
K：怎么了？
Y：這圖紙大概看了一下，基本上要求的功能都能很好的實現，只是有一個地方稍微有點關注。（觀察K的反應）
K：哦。（心想到底有啥事趕緊說，別在這里廢話）
Y：這個地方，直徑70的圓筒帶臺階，你的意思好像是用鋼管焊接一部分上去，這樣的話估計有可能會導致精度無法保證。
K：哦。（心想有點道理，不過你想怎么地，有啥好招沒）
Y：直徑70的圓筒，如果用圓鋼直接加工的話，稍微有點浪費材料，但是其實70的圓鋼也不粗，加工起來也容易的，好多零件也是這樣做的，最關鍵是可以保證精度。
K：哦。（怎么辦，要不要找點借口。）
Y：臨時想到這些而已，要不你再考慮考慮看看，如果能改的話，咱們看看能不能改一改。
K：哦。（俺考慮考慮）
Y：那先這么著，麻煩你了。我也是一時想到的想法，要不可以再商量商量。拜托了哦。（輕微地商量地語氣）
K：哦。我看看。

也就是說，一種思考方向是：
讓我們來評論一下那些不愿意接受建議的設計者，然后，或許停止于對于他們的評論而不會有任何進步。
另一種思考方向是：
讓我們來分析一下，看看自己的表達方式有沒有什么可以改進的部分，以達到讓他們接受，或者說達到“讓他們容易接受”的目的。
試一試后一種方式，或許會對改善我們的工作狀態有一些幫助吧。

指正的時候，需要的兩方面的努力，一個是指正方的委婉柔軟表述，一個是被指正方有一定程度的“有接受意愿”的心態。
這兩方面的努力，如果貫穿于我們的職場之中，這些行為和可能預見的結果，會導致溝通的順利成立，
這些努力和這些心態的總和，會形成漂浮在職場中的一種氣氛，而我們，或許可以將其稱之為一個名詞：企業文化。

隨筆于沈陽?，嵤轮?，雜言而已。如有不備，還望見諒。

子子