新主管如何生存?3 w( S, G0 Q" {+ O* M8 {
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身為一位主管不能再像以前只管好自己就行了,必須更清楚上司與部屬對工作的期待,分清楚事情輕重緩急,以決定優先順序,同時運用授權讓員工和自己都能成長,并通過正確的績效評估和鼓勵部屬。
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9 @9 v, S) C' E5 [! o5 R 你可能已擔任主管很長一段時間。還記得剛升遷時心中的惶恐嗎?當時是否希望有人能提供一本圣經,告訴你如何做一個主管?不久前出版的《新主管存活手冊》(The New Supervisor's Manual一書,作者沙門(William A.salmon 針對新上任的主管,提出一套實用的建議。
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在擔任別人的部屬時,你或多或少對上司的管理方式不太同意?,F在,你已身為一個主管,究竟該怎樣做決定?該先處理哪些事情?你可不能像從前那樣,只管自己的事情就行。你必須有一個主管的樣子,分清楚事情的輕重緩急。必須知道部屬在做什么,他們的感覺怎么樣,他們對你又有什么期望?" W5 v9 h+ V1 R9 Z* r
# h8 H$ f( L/ Q* H; [ ■ 先做好溝通的功課# K- i2 m" T% C9 ]. j4 \; s4 R5 ~
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首先,作為一個主管,你應該先做一些功課,必須對公司的發展有清楚的了解,公司以前的業務是什么,現在是什么、未來又有可能要發展些什么、公司的使命宣言是什么、組織結構如何、重要部門之間彼此的關系和互動如何、部門主管是誰,對于這些問題,你必須在心里面有一張清楚的地圖。
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此外,你必須了解3種重要關系人在想些什么:你的上司最重視哪些事情?他對你的期望有哪些?你有沒有哪些權限可以自己做決定?你希望你多久和他溝通一次?他最討厭的事情是什么?哪些人是他的朋友,哪些人又是他的敵人?
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對于顧客,你必須知道他們真正的期望是什么。不要以為你已經知道他們要什么,你必須和他們談談,才會更清楚了解。此外,和部屬個別談一談,誠懇地問問他們,最大的期望和關切是什么,他們希望看到哪些改變。* n: D# C7 R& b7 A7 A6 w6 b `9 `7 U
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管理大師杜拉克曾說,60%的辦公室問題都是因溝通不良產生的結果。要做一個好的主管,你必須好好加強自己的溝通技巧。
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2 i3 e: S3 ^, }6 V; _; Z5 \ v 你和上司溝通的方式,不能用在部屬上,同樣地,你對個別部屬談話的方式,也跟你和一群人溝通的方式不同。不論對誰,你的態度都要清楚、開放、誠實。溝通最重要的基礎,就是你平常在辦公室的聲譽、可信賴度,和你想表達的想法。如果部屬覺得你另有企圖,或者講話不誠實,他們不會相信你的話。
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( l/ @) w. V9 g ■ 設定工作的優先順序8 g# Y* x: n5 e
0 l# @8 n1 x) Q; w, H 作為主管的一個重要工作,就是訂出事情的優先順序。第一線主管最重要的10件事情是:一、決定優先順序;二、定好計劃,分配工作;三、協調工作;四、觀察、評估員工的表現;五、根據部屬的表現,作出精確而誠實的回饋;六、為員工提供訓練;七、處理必要的行政和文件作業;八、向部屬清楚溝通政策、流程;九、立即處理問題和沖突;十、找出改善工作的方法。: ^- ^" e3 H; e5 x! f% O
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先和上司談談,他希望你對公司有哪些貢獻,對你的部門又有什么期望。然后列出完成的時間,這些就是你的目標。訂目標的時候,應該要注意SMART原則(specific?measurable?achievable?relevant?timebound 。也就是說,目標要:$ @4 p8 Q( ?3 T/ N$ c% O
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一、明確。明確地說出必須完成什么事。
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二、可衡量??梢宰屇阕粉欁隽耸裁词?,什么還沒做。1 R3 b* s x/ s! |5 x, f% ?
' @0 B' D2 T. l; g 三、可達成。所訂定的目標不要不切實際,免得突然讓部屬覺得沮喪。' Q% X0 g/ K% [! f: D0 s& ?- O8 l6 ?
3 c* O% c. ?+ I6 k% ^ 四、相關。目標必須能夠支持公司的使命、目標和策略。
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五、有時間限制。決定是否該時間內完成,或者應該每隔一段時間就完成。1 S! B1 [ E! V9 l, ~
! e7 W2 H: z a2 a, N) n 在擬出優先順序后,就要列出你的工作計劃了。首先應具體寫出你應該做的事,這些活動應該是同時,還是按順序做。把時間表寫下來,其中還應該包括人、時間、錢和材料。此外,寫清楚可能會發生的問題,例如機器故障、材料耽擱等可能讓你無法達成目標。找出最可能發生的問題,想想該如何預防減少傷害程度。# J5 S5 M4 F g; n \
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盡量把你的計劃和上司、部屬,和任何可能幫助你的人討論,確保他們了解自己扮演的角色。當計劃改變時,也要立刻讓他們知道。( \: p3 v9 z7 q3 M' a
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■ 學習授權的藝術
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# G+ ?) s2 z- l3 K* w8 g 想要讓日子過得愉快,或者未來有機會承擔更大的責任,他必須學會授權。授權不是把一大堆你不要做的事情往下丟,而是應該把你很喜歡做的事情分擔給員工,讓他們有更多挑戰,提高能力。如果你學會授權,還可以讓你把注意力更集中放在那些你無法授權的事情上。5 m n f$ I; e0 W6 g
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什么時候授權?當你有信心員工準備好承擔這些責任的時候,想一想,他們對組織目標投入嗎?他們想不想要接受新挑戰?要辦理的事情很急迫嗎?
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把你目前的工作列出一張表來,決定一下那些工作上司會特別注意,哪些工作還需要教導員工,把這些工作留著,其他就是你可以授權給員工的工作。把哪些表現不錯的員工,和這些工作連起來。哪個員工適合哪項任務?最困難的可能是哪個部份?怎樣激勵他們去做?& a' k! L' E6 ~3 r
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決定之后,告訴員工你的想法背后的原因是什么,清楚讓他知道你希望他完成的工作是什么,以及他有多少權責。例如他做每個決定之前都必須和你先討論,或者他可以在什么范圍之內做決定,時間表是什么。
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6 z; w8 `+ M% L T; [; S" Z/ [0 a 讓員工覺得你對他們很有信心。千萬不要把事情拿回來自己做。如果有問題,要了解癥結是什么。也許是員工信心不足,也許員工不了解你的期望,也許你的標準太高。找出原因后,在下次授權的時候,就可以做得更好。; c( ?" Y% ~; [/ s @! |2 M5 k
5 f0 g# F4 ~1 T. o2 D$ [4 Q% Q 績效評估的目的不是為了替員工打分數,而是把他們的工作和公司目標結合在一起,同時找出員工還沒有被開發的能力,給他們支援和鼓勵。
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進行績效評估時要客觀,討論的重點有兩方面:員工的工作習慣和結果。工作結果指的是具體產出,例如拿到多少張訂單、每小時處理多少份文件、達到預定進度多少;習慣則是員工的行為和公司規定的標準有多少差別,例如員工的操作程序是否不遵守規定、不注重安全、常遲到等。
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評估員工績效時,要盡量具體,用實際的例子支持你的觀察。避免說一些抽象話,例如"請改進你的態度"、"你要讓客戶能夠信賴。"但也不要因為一次事件,就讓你的評估太正面或負面,或讓個人情緒影響判斷。每個人都不一樣,表現也可能不一樣。作為主管,必須認清這個事實。
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這些看來簡單的基本重點,卻是決定一個主管未來表現最重要的基礎。還記得你最討厭的上司嗎?他所欠缺的,可能不是什么復雜的理論或技術,不過就是這幾個問題而已,溝通不良、不會授權、不懂得如何開會,或者績效評估做得不好。
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新手上路,請別忘了這些做主管的基本功課。
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