在日本做機械設計的感受24：不要讓日子像流水一樣過去

子子61961 · 發表于 2016-3-18 21:50:37

本帖最后由子子61961 于 2016-3-26 23:34 編輯

                     《不要讓日子像流水一樣過去》

前幾天我去客戶那里辦事情，另外一家通關公司來了一個英語翻譯，我和她聊了一些東西，在這里記錄一下。

Chapter 1.
# ~3 \) B. ], G- N: C當時的事情是關于幾個調節閥備件，我們委托她們公司做資料，這次她拿來了她們公司做的材料，還有一張列表，我需要和她一起去見客戶并交付這些材料。那幾份材料我沒有看過，于是我把材料打開都看了一遍了解了一下，然后我看了看列表，覺得這個列表有點問題，如果這個列表就這么拿給客戶看的話估計會有問題的，所以我想讓她修改一下。

比如說舊的列表是這樣的：
---------------------------------

產品質量證明書2份
設計資料2份
壓力表檢定證書2份。
填料墊片校驗報告2份。

         甲乙負責人
         丙丁負責人

         日期

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看到這份列表，我會去設想這份列表交給客戶的時候，客戶看了是否將會明白，是否將會產生誤解。而這份列表就這么拿過去是肯定不行的。于是我對她說，這份列表我感覺有點小問題，請問你是否可以幫忙修改一下。她說可以的，你怎么說我就怎么改。然后我在紙上添加了修改的內容，交給她，她打開筆記本開始打字。過了一會兒，她在word里做完了，把電腦拿給我看。

她修改過之后仍然是多行的文字，我先是把中間幾行文本選中，用word里的“添加表格”功能，使文本變成表格的形式，然后用表格工具里的畫線筆，畫了一道豎線，在表格右邊添加了一個窄列。我告訴她，這里的一列空白方格，可以讓客戶在對每一項資料進行核對后在方格里面做記號。然后我將表格里的文件號碼與每一份資料上的號碼進行對照檢查，確認是否一致。之后告訴她可以打印了。她把文件拷貝到U盤里面，到路邊的打印社去打印了。

修改后的文件如下。
-------------------------------------------------------------
      戊己庚辛貿易公司提交資料

調節閥產品質量證明書2份 A035（A管線用）	: f( o! s* M/ J, U+ s9 e
A036（B管線用）	3 Z1 v. n7 P9 N$ a3 `9 A, a; O) T
調節閥設計圖紙2份 A035（A管線用）	+ A- ?! J& H$ ?, h
A036（B管線用）	, V+ t' h. \|/ x0 y- A' j8 A
壓力表檢定證書2份 BS0054A308	4 q. K3 I& z$ v+ X, [' K
BS0034A410	5 i$ n; p2 }9 l) U y
填料墊片校驗報告2份 3563002（材質BC）	3 ] A. E( m" D( L6 n
756325A（材質CD）

         接收方  甲乙有限公司  負責人

         提交方  丙丁株式會社  負責人

         檢查方  戊己庚辛貿易公司  負責人

         日期
---------------------------------------------------------------

她打印回來，我看了看列表，覺得應該可以了，和她拿著表格和資料去找業主。在去客戶公司的路上，我對她說，你會英語這是一個優勢，平時你工作做得也很好，但是我感覺，你工作中做事情還是有一點需要注意改善的地方，比如說，我建議你需要設想將來找工作的事情，工作中閑下來的時候不能總是玩手機游戲，還是學一點東西比較好，我給你說一些事情可以么。她說好的。

Chapter 2.
我說，我這里說的學東西，指的不是某些專業知識，而是指工作方式和思維方式。我在日本工作時，一共在三家公司工作過，也就是有過三次就職活動的經歷。第一次是碩士畢業前找工作，那時我還沒從學校里出來，自己準備資料和參加面試也沒什么水平，并且是一邊做論文一邊找工作，所以找得不太好，沒找到正社員的工作，后來只有一家派遣公司要了我。他們先把我招進去，然后帶著我去各個公司面試，給我找雇主。那個時候他們帶著我去面試，教了我好多東西，我才知道，面試需要考慮和注意這些那些事情，需要這樣那樣去說去做。當時幸運的是我被松下公司看中，得以有機會進入這這家大公司看看，我以派遣社員的身份在里面工作兩年，增長了一些見識。第二家公司是我朋友幫我介紹的，面試時也還好，有朋友在那里給我幫了很大的忙，不過進去之后我發現我水平不夠，磕磕絆絆地學了一些東西。后來經濟危機導致企業不景氣，我不得不去找下一份工作。第三次找工作我是自己找的，給我的感受很深，我想要說的就是這第三次找工作時候的感受。

第三次找工作我找了將近半年，自己做簡歷找中介，然后參加面試，當時有一種找工作時候的無力感，我至今依然記得。就是說我在找工作時，在寫簡歷時以及在面試中與面試官談話的時候，我會發現我在前兩個公司工作的期間并沒有積累下來太多的干貨的東西，所以在再次找工作面試的時候就會難辦，寫不出太多的內容，說不出來太多的內容，后來好不容易堅持到有公司要我。所以我現在會告誡自己，每天在工作中多學一些東西，以后才會好過一些。我會去考慮以后一旦我再次找工作的時候，我會在簡歷上寫出如何如何，我會在面試時說出如何如何，并且在工作中注意為之積累內容，這是我的一點心得。

你也是一樣，你還很年輕，也有語言的優勢，但是不能就這么混下去，雖然你們公司現在效益不錯，但是也應該為以后的轉職做準備。我的建議是，不要讓日子像流水一樣過去。每天做事情，都要有收獲才好。比如剛才那個表格，我讓你修改，你就照著打字，輸入完就完了，如果單純這樣的話，那么你今天早上和今天中午的水平能力都是一樣的，還是沒什么收獲，那樣就有點浪費了。所以，一方面是你自己要注意去考慮一下為什么這些地方需要修改；另一方面，現在有點時間，我準備給你解釋一下為什么要修改，有哪些是你需要提高的東西，你有興趣聽么。她說好的。

我對她說，一份資料做完之后，最終目的是要給客戶看的，所以要去“設想”，設想客戶看到資料時會是怎樣的樣子，會有哪些問題。我考慮到的內容主要如下。
1。最初的表格只寫了“產品質量證明書”，前面沒有寫主體是什么，是調節閥還是填料墊片還是壓力表，如果不寫的話，那么讀資料的人就不會知道，就會疑惑。所以要寫上“調節閥”三個字。
2。“產品質量證明書”后面寫的“2份”，這是有可能產生理解歧義的地方，你把資料遞給我時，我第一眼看到這個數字時我就在想，這是相同的資料兩份，還是兩個調節閥各一份資料，如果不寫清楚就容易誤會。我看了一下資料的內容，知道了這里是兩個調節閥有各自的資料，所以我把它變成兩行，并且在后面寫上調節閥各自的編號 A035，A036。
3。調節閥編號 A035，A036，這個號碼是檢查報告里面的編號，客戶如果單純看到這個編號還是不知道它是用在哪里的，所以在標號后面我有加上括號，（A管線）和（B管線），這樣會容易知道是用在哪里的調節閥，頭腦里容易形成印象，知道這是哪個東西。
4。那個填料墊片，這次準備備件的過程中，曾經有過一次客戶提出材質變更，所以在編號那里除了寫出號碼數字，還要加上括號，（材質BC）（材質CD），這樣客戶就會明白，這次帶來的資料是新的變更過的，而不是舊的，使客戶放心，減少擔心。
5。表格最上方要寫出表格的名稱：《某某公司提交資料》。
6。下面寫公司名稱的地方，最初的列表只寫公司簡稱的“甲乙”二字，這樣是不夠禮貌的，尤其是與外企打交道進行做事時，必須要寫上全稱才好一些，所以我會讓你修改為“甲乙有限公司”。
7。你們公司自己做的正式表格，交付資料的時候你也在場，所以一定要寫上你們自己公司的名稱才正規一些。
8。幾個公司名稱后面都是需要負責人簽字的，而手寫的簽字往往會比打印文字占的紙面面積大一點，那么如果兩行之間離得比較近，簽名的時候寫字就會不太方便，所以每個公司之間我都留有一行空行，這樣簽字的空間大一些，手寫簽字的時候也會比較方便。
她說，你說得很有道理，沒想到這里面還有這么多細節。

然后她解釋說，她做表格的時候，是另外的業務員遞給她一個大信封，讓她照著信封背面貼的白紙做一個列表，所以她就直接看那白紙上的內容，在word里做了相同的東西。我說明白你的意思了，你是說因為別人給你的指示是這樣的，所以你就這樣做了，但是這樣做其實是不太好的，工作中做事情如果完全不動腦的話，有時候是容易出問題的。那個業務員是負責去品質部把資料拿回來，信封上貼紙里是品質部寫的針對這些零件進行的檢查結果，所以他們這樣做沒問題。但是你的任務是要求你去交表格交資料給客戶并且讓客戶了解清楚，一旦客戶有看不明白或者對表格不滿意就會有差評了，這些評價都會扔到你的身上，這個時候就要多考慮一些，如果原樣照搬的話是否會產生麻煩，如果有產生麻煩的可能性，那么就要考慮怎樣才能避免出現問題，這才是體現你工作價值的地方。工作中的每一件事都會存在一些“如果不注意就會出現不好結果”的地方，把事情做得“減少問題”一些才是體現自己價值的地方。工作中有時是需要單純按指示去做事的，有時候需要加進去自己的觀點。不管哪一種，自己頭腦中一定要過一遍，考慮一下設想一下有哪些地方有可能出問題，即使照辦，也要有一點自己的考慮，這樣才好。她說好的，謝謝。

Chapter 3.
8 I; r" p6 N/ N這時我們走到客戶辦公樓門口了，因為提前預約了時間，所以我們看到客戶在門口吸煙區那里抽煙等我們，他看到我們后告訴我們先去小會議室坐下等他。我們走進小會議室，坐在桌子朝外的一側，過了一會兒，客戶和另一位負責人過來了，他們坐在靠里的一側。我把資料擺在桌子上，給客戶講解，介紹此次前來的目的，然后介紹每一份資料。

客戶在看資料的時候，還是指出了一點問題，客戶指著第一行對我說：“這里寫著調節閥產品質量證明書 2份，A035。這個“2份”指的是同樣的東西有兩份，還是兩份不一樣的檢查書？”，我趕緊解釋，說對不起我們寫得不夠清楚，這里是一共兩份檢查書，每個調節閥各一份，所以我們分成了兩行來寫，但是這個文字確實容易誤會，實在是抱歉，我現在用筆修改一下可以么。客戶說，修改就太不好看了，你應該把改好的東西給我拿過來才行，這次就先這樣吧。我趕緊誠懇地進行道謝。

然后客戶對每一份材料進行確認，果然，客戶會將每一份材料封面的編碼，與列表里的編碼進行對照，還好我預想到這一點，事先對照檢查過了，所以沒什么問題。然后客戶看到調節閥A036的品質檢查書，問我，這個A036的閥門應該是A管線使用的吧。我事先確認過A036是B管線使用的，知道他說的不對，但是我不能單純在口頭上直接生硬地指出對方是錯誤的，因為那樣的說法將會導致對方面子的降低，即使我是對的，但也不會帶來任何好的結果。所以聽到了他的提問之后，我盯著對方的眼睛，先是稍微停頓了一下，然后我用很輕的聲音對客戶說，對不起，咱們可以看一下這個調節閥的圖紙，然后我把下面資料的A036設計圖紙找出來給他們看，我繼續輕聲地說，您看這里標注著A036調節閥的口徑很大，是50A的，而在咱們現場只有B管線是這么粗的管線，所以A036應該是用在B管線上的。客戶聽到我的說明，也考慮了一下，然后說好的明白了，在列表里畫了圈，這事情就這么過去了。

然后客戶會問每一份資料是什么，我事先都看了一遍所以可以順利地解釋出來，沒什么別的問題。客戶每看完一份資料，就會在列表右邊的方格里進行標記，這些和我設計的用意是一樣的。最后資料檢查完了，我們三方都在下面進行了簽字，然后客戶去把簽字后的列表復印一下，給我們各留一張復印件，任務算是完成了。

我們告辭后，從辦公樓往回走。在路上我對她說，這次交接材料不知道你有怎樣的收獲。我的建議是，每次與客戶見面，不應該只是走過場聽聽就完了，而應該是把這當做一次自己提升的契機。你如果只是坐在旁邊聽完就完事的話，那就浪費了。你可以看看或者回憶一下剛才我是怎樣說話的，設想一下如果是你自己去說，你會怎樣說。當然我說得也不是特別好，但是有些問題對方怎么問我會怎么答，是有一些注意點在里面的。當時談話里有過兩次比較關鍵的地方，一個是對方指出我們失誤的時候，我們該怎么應對，是去辯解還是直接承認；另一個是對方失誤的時候，我們怎么去應對，是直接指出對方錯誤還是列出證據來委婉說明，這里是值得注意的地方。這次的客戶其實是有點麻煩的，所以在會談時我也有點緊張。

在這里，關于交流方式要提出一個說法叫做“外人模式”（Outsider Mode Communication），在平時大部分的時候，我們說話的對象往往都是家人朋友以及熟悉的本公司同事，那么在這個范圍以外的人，我們可以稱之為“外人”，與他們的交流模式是不一樣的，這個交流模式是我們應該加強練習的。為什么呢，因為第一，與“外人”說話時有特殊的地方，與“與熟悉的人談話”相比，它所需要考慮和注意的地方都是不一樣的。第二，與“外人”說話有它的必要性，比如以后去找工作參加面試推薦自己或者去會談客戶探求信息建立關系討論式樣交涉條件促進合作談成項目跟進進程擺平問題完成任務創造價值都是需要對“外人”去說話的。從一個公司的角度來看，能夠掙到錢都是與外部去交流才能得到的結果，同樣，如果自己能夠勝任起對外的交流任務那么就能夠創造更多的價值。第三，與“外人”說話的能力和水平，不是生來就能做好的，除了一些自來熟的天才以外，大多數人在開始會對陌生人的談話表現出不同程度的抵抗感，所以這是一種要需要靠練習才能夠積累成長的能力。基于這三點原因，所以說“外人模式”的交流是我們需要去注意去鍛煉的。

而且這個事情不是隨時都有機會鍛煉的，即使你想花個三五十塊買個機會鍛煉一下，也不一定有那個機會的。這不是說拿本書背一背或者上網查一查或者去培訓班聽一聽就能提高的能力，而是需要有適當的“場合”和適當的“對象”的，而這個條件也不是什么時候都有的，所以一旦有這種與客戶直接接觸的場合，要去用心去留意，要么仔細去聽別人怎么說，要么自己去說然后反省改善。她說確實是的。我說，這個事情看起來簡單，但是很多人卻不容易注意到，你看路邊的行人熙熙攘攘，但是很多人這一點做得不夠好，有好多人會局限在“容易說話的身邊的舒適的圈子里”，那么一旦需要去做高級的事情，有時就會有不夠理想的地方。我在對中國留學生談話時都會說，一個人與二十個人說過話，一個人與二百個人說過話，那么兩個人站在你面前一開口就會看出來不同的，一方面是兩個人說出的話語內容不同，一方面是兩個人說話的表情語氣態度感覺不同，那么兩個人所能夠得到工作機會和工作內容就是不同的，所以我們都是要注意去練習的。她說好的。

然后我繼續說，這里說的“練習”只是一個方面，另一個要注意的方面就是“吸收”。子曾經曰過，“學而不思則罔，思而不學則殆”。同樣可以說：“習而不收則罔，收而不習則殆”，就是說，如果只練習而不去吸收，那么幾次之后就會迷茫自己在為什么目的而練習；如果只想去吸收但是沒有勇氣去練習沒有意識去主動練習，那么就會努力殆盡卻沒有收獲。她說，這是子子曰的吧。我說你真有才。

一個是“練習”，一個是“吸收”，都需要有意識地去做才好。你現在在外企工作，會接觸外國人，除了做好自己的翻譯之外，還需要去觀察，去看他們有哪些特別的做事方式，有哪些好的地方，把這些學過來才好。平平淡淡是一天，有所收獲又是一天，就在于是否用心。有一個單詞叫做“antenna”，我雙手握拳食指伸出把雙拳放在頭頂兩側，對她說，自己要有一個天線，架在頭頂上，在生活中在工作中，周圍有時會有一些新鮮的東西一些特殊的東西一些要注意的東西一些看起來可能會有用的東西一些對自己以前不知道但是別人都知道的東西在身邊飄過，這時不能對其漠不關心熟視無睹視而不見，而是要去靈機一動綱舉目張隨時留意之，一旦遇到覺得有點意思的地方，就去上心處理一下，并從中吸收一些東西，這樣才能夠每天都有收獲。比如外國人說了一個生詞，聽到一次的時候不知道是什么意思，那么如果他在其它句子里又說了一次，那就說明這個詞比較重要，要想辦法記下來回去查查，這樣才能有所長進。她說是的，這些話非常有用，自己公司里的領導都沒有對她說過。我說你以后注意努力就好，前一段時間在通關過程中，你給了我們很多的幫助，所以我也愿意和你聊這些東西，如果能夠對你以后有幫助那就最好了。

在剛才的會談里面，還有一個point，就是關于那個“2份”的歧義問題，在去拜訪客戶之前我有注意到這個有可能有歧義的問題，并且讓你修改了，但是我沒有做得徹底，于是還是被客戶挑出問題了。這種做事情況在日語里稱為amayi，也就是“輕敵”或者“幼稚”的意思。明明自己注意到了，也著手去改了，認為自己努力過了就OK了，但是因為做事不夠徹底，所以在現實面前還是被打敗了，我在日本剛參加工作的時候，做事有時會有這個傾向，被上司說過幾次，注意了一些，但是現在看來，還是有做得不夠的地方，這是我從這次會談中反省的東西。她說原來如此。

Chapter 4.  t  {4 J0 ]# {4 T5 D
然后我又想起來一點，就又補充了一下。我說我第一次來這個客戶的時候，你拿了一份表格給我看，我掃了一眼發現里面有一個日期后面你寫的是Tuesday，而實際那天應該是Thursday，當時我讓你改過來，不知道你還記得么。她說好像記得。我說，這里的一個事情就是要去“確認”。你回想一下剛才的客戶，他在確認資料的時候不是看看列表就完了，他也會把資料的編號和列表里的號碼進行對照，就是說他們也有確認的習慣，所以考慮到這一點，我們也應該提前確認才好，不然的話，如果自己不去檢查而導致書寫錯誤，而被對方挑錯出來，那將是一種被扣分的行為。

我在第一家公司松下公司做事的時候，學到的兩點之一就是“確認”，我剛進公司的一段時間里，有時候會被上司提醒，指出某某數字有對不上，或者對某某地方進行了修改而相關地方卻忘記修改，這就是確認的不足。然后我反思的時候，發現自己在2006年剛進公司時，有些事情不去確認而直接去做，做事情是先做一點再去確認，確認的結果是，有時候僥幸正確，有時候在起點就錯誤了這時就要返工，經過幾次被教育之后，我逐漸開始養成一點點確認的習慣。雖然我是做設計的工作，但是你做貿易通關的工作，確認也是必要的。這里的“確認”有兩點，一點是“原文對照”，也就是同一對象本身的對照比較，看新作資料與原版是否相同；還有一點是“關聯確認”，比如說如果在列表里增加一個條目，那么在總數那一欄也要修改；如果對日期進行了修改，那么也要考慮到并去確認相關的星期幾是否也要修改；如果一塊鋼板厚度增加了，那么要去確認固定它的螺栓長度是否也需要增加，在松下公司的設計部分里，甚至有專門的活動，大家開會時對圖紙修改進行關聯確認的鍛煉，以提高確認意識，減少失誤，提高質量。

我在松下公司養成的確認習慣，在后來的兩家公司也都有使用。再往后，我在日本工作了一段時間之后，有了一些機會與國內客戶進行交流，在這個過程中我發現在國內好多人在這點上做得不夠好，應該確認一下就可以避免的問題卻沒有做到位，有點可惜。因此說如果你注意這一點并強化之，那么你就會提升自己的水平，不說超過別人，而是說可以超過以往的自己。但是如果當時給你指出來的事情你沒有留意，只是修改一下就過去了，那么這些難得的改進機會就像流水一樣隨波而去，沒有留下任何痕跡。明年這個時候，你可能還會犯這個錯誤，沒有實現進步，造成自己的減分。所以要建立一個“去確認的意識”（be awareness to CHECK），這樣才好。

她說好的這一點明白了，那么能不能問一下子子先生在松下學到的另一點是什么。我說，這個問題非常好，我在等著你提問，要能夠對“對方的話語”進行進一步的思考，并且將對方的話語予以“延長”（Extend other's words），這樣才能夠使對方說出更多的東西，使你自己聽到更多的信息，使自己學到更多的東西，最終目的是使自己得到提升。這一點也是改善交流方式的要點之一，也是很多人做得不夠好的地方，有時會看到一些人的對話都只是以自己的內容為主，這樣有時候并不是一件好事。我在松下公司學到的第二點正是這一點：要努力改善自己的表達方式（improve the communication）。

2006年我進入公司的時候，自己注意不到這一點，但是看到聽到日本同事的交流之后，我覺得他們很多時候的表達方式很巧妙，更容易讓人接受，更容易使談話進行下去而互相交流信息，從而我意識到在這一點上我做得不夠好，然后就去努力去觀察去學習之，去模仿去引用他們的表達方式，以及對自己表達方式中不好的地方進行摒棄。經過幾家公司的磕磕絆絆，現在我感覺我做得應該比2006年的時候好一點了，這就是我的收獲，如果我再次去找工作面試或者找客戶去面談，那么我覺得我會比2006年的我多一點點自信。同樣，我也希望至少一年后的你，會比今年的你更好一些，那樣將會是一個好的結果。她說好的，非常感謝。然后走到了地鐵口，我們就告辭了。

2016年3月

by 子子

小花0324 · 發表于 2016-3-18 22:42:35

你與我的老板一樣，總會提醒旁邊的人一些做人和做事的方法，很感謝！我老板很多時候都教導我們要注意細節，要站在對方的立場上去想！這樣才會把事做好！謝謝樓主有這么好的文章！

海邊民工 · 發表于 2016-3-18 22:59:31

感覺子子前輩非常的細心，說的每一句話都能清楚的記下來打在上面。做事情細節把握得非常好，很到位。真是令人佩服。學習了，感謝子子大俠。

pengzhiping · 發表于 2016-3-18 23:10:15

用心體會的事做完后感覺非常有價值，每天一小步若干年就是大步！點滴積累！

漫步z云端 · 發表于 2016-3-18 23:11:25

這個有點說到心坎上的感覺，贊一個！

成形極限 · 發表于 2016-3-19 05:00:03

樓主不僅很善于思考問題，并且在教育提攜后人上很盡心費力，非常棒的做事方式！

jiaqs2014 · 發表于 2016-3-19 07:28:54

比如剛才那個表格，我讓你修改，你就照著打字，輸入完就完了，如果這樣的話，你今天早上和今天中午都是一樣的，還是沒什么收獲，所以我準備給你解釋一下為什么要修改，有哪些是你需要提高的東西，你有興趣聽么。她說好的。) L- l" z F+ e- d

however1241 · 發表于 2016-3-19 08:24:00

非常棒的方式，望提攜

however1241 · 發表于 2016-3-19 08:24:08

非常棒的方式，望提攜

xiong__007 · 發表于 2016-3-19 08:42:12

大俠始終能把一件看似很小的事做得那么好，佩服

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